Wat gaat er mis door het fenomeen ‘budget’?

Geplaatst op okt 22, 2018

🎧 Liever luisteren? Dat kan hier👇

Heeft het budgetvirus al toegeslagen? Druk bezig met het toewijzen van de geldstromen en het strak trekken van de spreadsheets? Stop. Hier. Dan. Nu. Mee. Het kan anders! Beter én leuker.

Onlangs spraken we met de financieel directeur van een groot vervoersbedrijf. Vol enthousiasme gaf hij zijn managers ieder jaar een vast budget. Hij vroeg of ik bij de ‘kick-on’ van het nieuwe budgetjaar aanwezig wilde zijn voor een energie boost. Ik stelde voor het dit keer nét iets anders te doen. De directeur keek me bedenkelijk aan..

De valkuilen van het ‘budget’

We doen het allemaal, brainstormen over de plannen van volgend jaar én al precies weten hoeveel we ‘mogen’ uitgeven. Het moet immers wel passen in de begroting. Zeer menselijk, maar niet wenselijk. Er zijn namelijk een aantal gevaren die hierbij o.a. om de hoek komen kijken:

  • Je zet je mind psychologisch vast. Zo zie je alleen de mogelijkheden binnen de kaders van het budget. De creativiteit wordt hiermee onderdrukt.
  • Wanneer iemand halverwege het jaar een grandioos idee heeft, stuit hij op het gebrek aan veerkracht in de budget-cyclus.
  • Daarnaast hebben we de neiging om een budget op te maken. Hoe dan ook. Aan het einde van het jaar duwen we er nog een event, cursus of reclamespotje doorheen. Want anders krijgen we volgend jaar wellicht minder budget.

Geen budget, wél geld
Terug naar de financieel directeur en zijn twijfelende blik. ‘Zeg tegen je mensen dat er dit jaar geen budget is,’ begon ik. ‘Geen budget?’, vroeg de directeur verontwaardigd. ‘Ja..’, ging ik verder, ‘..geen budget. En vertel gelijk het goede nieuws. Dat er wél geld is. Deze keer kunnen ze met goede ideeën de funding verwerven. Houd het simpel. Iedereen geeft in een ‘A4-tje’ aan: wat ze willen gaan doen en vanuit welke visie deze keuze gemaakt is. Hier dient de aansluiting met de tactische en strategische doelen verkocht te worden. Vervolgens wordt aangegeven wat de positieve consequenties zijn, de deliverables. En ter afsluiting wordt aangeven wat de te managen consequenties zijn om de vruchten te plukken.’ Nu was onze directeur duidelijk getriggerd, maar nog niet overtuigd.

Blijf bij je DNA en laat je onderbuik spreken
‘Maar, zonder budgetkaders krijgen we straks de wildste plannen’, slikte de directeur. ‘Laten we het hopen’ dacht ik hardop. ‘Hopen? Hoe voorkomen we dat ze ontsporen in hun creativiteit?’ Ik legde uit: ‘Laat de kaders waar je als bedrijf voor staat en gaat richting geven en laat ze tussen die twee ankerpunten vol de vrijheid pakken.’ De directeur fronste. ‘Hmm, zonder business case dus.. Hoe weten we dan zeker dat het ook écht iets gaat opleveren?’. ‘Natuurlijk moeten de ideeën waarde toevoegen aan de klant EN de organisatie. Maar een met spreadsheets dichtgetimmerde business case geeft geen garanties. Ten tweede gaan ontwikkelingen tegenwoordig zó snel. Heb je een business case voor vijf jaar eenmaal kloppend, dan is het momentum alweer voorbij. Je moet nú wat doen. Durf je onderbuik mee te laten spreken,’ daagde ik hem uit.

Wanneer er  te veel ideeën zijn en te weinig geld
‘En wat doen we als er niet genoeg geld is voor alle waanzinnig goede ideeën?’ vroeg hij. Een begrijpelijke zorg. ‘Dan wordt het nog leuker’, antwoordde ik enthousiast, ‘dan is het aan de mensen om een oproep te doen op hun creativiteit en ondernemerschap. Laat ze kijken met wie of welke afdelingen ze kunnen samenwerken, desnoods met externe partners, om tóch het gewenste bedrag te krijgen. Zo deelden een erkend seminar-bedrijf en een grote software organisatie de investering om zelfs Obama naar Nederland te halen. Het stimuleert dus niet alleen creativiteit, maar ook de samenwerking.’

People support what they help create
‘Maar, wat als alle goede ideeën echt niet allemaal gehonoreerd kunnen worden’. We waren er nu bijna. ‘Dan is er nog geen nood aan de man! Je kunt voorstellen om een aantal projecten klein te beginnen. Door groot te denken kom je op baanbrekende ideeën, die prima wat kleiner gestart kunnen worden.’ De directeur was overtuigd. ‘Juist, en we kunnen mensen zelfs met elkaar laten bepalen wat de beste ideeën zijn,’ voegde hij er nog enthousiast aan toe.

Door het weglaten van een vast budget werden de discussies bij het vervoersbedrijf leuker en gepassioneerder. Mensen gaven meer aandacht aan het ‘waarom’ achter hun plannen. Door sommigen werd er zelfs minder ‘budget’ verbrand dan ze aanvankelijk zouden krijgen. Terwijl anderen juist meer budget nodig hadden. In het begin kostte het wat moeite, maar het lukte iedereen om te kijken naar wat écht belangrijk is. Zo werd er gekozen om meer te investeren in een CRM-systeem en minder in de jaarlijkse lokale sponsoring.

Disclaimer: Natuurlijk is het maken van plannen en inschattingen zinvol. Draai het echter niet om en geef het ondernemerschap de creativiteit en de ruimte die het verdient. Zo kun je verantwoord budget-loos denken.